PROCESO DE EVENTOS

La diferencia de tiempos sugeridos para reservar previamente un espacio se debe a que los auditorios tienen una demanda mucho más alta de ocupación y por lo general las Facultades reservan los espacios desde mucho tiempo atrás por tanto si nosotros no lo hacemos sin la misma anterioridad nos quedamos sin espacio. Para apartar los salones se requiere menos tiempo. Cabe aclarar que este semestre tuvimos la dificultad de que los auditorios estaban siendo usados como salones por los aforos de la pandemia por tal razón abrieron la posibilidad de reservarlos ya entrado el semestre; y tuvimos que hace reservas encima del tiempo. Los tiempos sugeridos lo que buscan es que logremos asegurar con tiempo los espacios y no nos arriesguemos a quedarnos sin los mismos por pedir sin anterioridad.

Se puede ir avanzando con todo y se aclara que el lugar está por definir si no se tiene ese dato. Lo ideal es no empezar difusión cuando no contamos con espacio asignado; pero si la fecha del evento es cercana (una semana), igual iniciamos la difusión en canales de la Facultad informando que el lugar está por definirse. Esto no es lo ideal, ya que incurrimos en reprocesos: reajuste de piezas, edición de las páginas web de los eventos y cargue de nuevas piezas gráficas, notificación a las personas ya registradas anunciando el espacio asignado, y nuevamente la publicación en canales digitales del evento con el lugar.

Sí se puede.

Respecto a este punto nos parece importante aclarar que Auditorios y Salones, son las dos unidades encargadas de otorgar los espacios de acuerdo con las solicitudes de las Facultades. Estas tienen una prioridad inamovible: otorgar los espacios para clases y cursos. Luego de esta asignación, ambas unidades inician un barrido de solicitudes de espacios para eventos y/o actividades por parte de todas las Facultades y Unidades de la Universidad. Estas se revisan en orden estricto de acuerdo con la fecha de la solicitud. Existen casos fortuitos en los que, debido a cancelaciones, aplazamientos o una revisión especial, corremos con la suerte de contar con espacios en un tiempo más favorable.

Pensar que un evento es grande o pequeño por el número de personas que esperamos que asistan podría ser lo más lógico a priori. Sin embargo consideramos que esta etiqueta (grande, mediano o pequeño) depende de otras variables que están ligadas al número de productos o acciones que se requieren para un mismo evento. Por esta razón si para ustedes no es claro que un evento deba ser acompañado o no desde la decanatura por su dimensión pueden llamar a Andrea antes de diligenciar el formulario y juntos hacen el análisis de los diferentes factores. Los puntos a revisar son: si el evento es presencial, virtual o híbrido, días de duración, agenda del evento, participación de personas diplomáticas, transmisión en vivo, mobiliario, alimentación, alojamiento, traslados, reservas, cubrimiento, si hay panelistas presenciales y otros virtuales en el mismo evento, diseño de material para entregar (físico, impreso o audiovisual), etc. Todos los eventos tienen un mínimo de acciones en común, y en algún momento del proceso logístico y de comunicaciones pueden requerirse acciones adicionales.

Todos los eventos académicos que requieren difusión y están dirigidos a un público externo (sin importar su clasificación grande, mediano, pequeño) deberían de ser cargados en Eventtia, excepto clases recurrentes y actividades administrativas.

Los grupos de logística y comunicaciones tiene horarios flexibles porque así como hay eventos que comienzan a las 7:00 am  hemos tenido que atender eventos al a media noche porque tenemos panelistas del Japón.  El horario de atención de los grupos de trabajo depende de la jornada laboral y de la carga laboral que tenga cada persona con el cumplimento de los eventos y demás actividades relacionada con sus funciones, por tal razón es difícil comprometernos en estar siempre disponibles en horarios fuera del horario laboral. La sugerencia en este ítem es poder contar con las solicitudes dentro de los tiempos establecidos para poder planear de mejor manera la disponibilidad y así garantizar un acompañamiento de calidad a las unidades. También pueden utilizar canales como el correo para hacer consultas, con copia a más de una persona del equipo. No siempre es posible contestar de inmediato pero por correo queda el registro y se puede contestar cuando haya un espacio.

• Acompañamiento de Logistica durante los eventos: Cuando el evento es virtual, este acompañamiento es 100% del tiempo para garantizar que no haya fallas durante la trasmisión. Cuando el evento es presencial, una persona de Logistica acompaña en la apertura del evento los primeros 15 minutos para asegurar que todo inicie bien y se retira pero sigue pendiente de cualquier novedad. Si el evento es de gran envergadura se acuerda desde el inicio y explícitamente que logística acompaña todo el evento.
• Acompañamiento de Comunicaciones en el evento. No todos los eventos son cubiertos por Comunicaciones. Las actividades de cubrimiento de un evento dependen de la envergadura y del impacto que genere el mismo para el posicionamiento de la Facultad. Muchas veces desde que llega el formulario del evento, Comunicaciones sugiere al profesor hacer un cubrimiento integral (que incluye, publicación en redes, fotos del evento, entrevistas de invitados, notas en la página web, videos, etc). En otros casos si Comunicaciones no lo sugiere y no se ha acordado explícitamente el cubrimiento del evento, la unidad debe solicitarlo explícitamente a Andrés para que ellos revisen la posibilidad o no de cubrir el evento integral o parcialmente dependiendo la disponibilidad del personal. Si definitivamente Comunicaciones no  puede acompañar el evento de acuerdo con la solicitud del profesor, se puede llegar a un acuerdo de manera que los organizadores del evento puedan tomar fotos y que Comunicaciones se encargue de editarlas y publicarlas en redes. Solo es cuestión de hacer una charla previa para dar indicaciones generales de la toma correcta de las imágenes que se pueden utilizar en las historias de las redes.

En situaciones extremas se procura que sea por lo menos 3 días hábiles antes, pero por lo general estos apoyos se piden con 8 días de anticipación.

1) acompañar un evento en zoom.

2) En apertura de algunos eventos presenciales si Logística no puede estar.

3) Cuando los eventos son muy grandes y el equipo de logística no es suficiente para cubrir todo. 

Serán notificados el organizador y la asistente del departamento.

Hay seis momentos claves en los que la unidad puede saber en qué va el proceso

1. Respuesta a la creación del formulario. Cuando la persona hace la solicitud le llega aún correo confirmando la recepción y le indica las personas que hacen cada actividad. Durante el proceso la unidad puede contactarse con los responsables si desea conocer avances.
2. Bloqueo de la agenda en Outlook al profesor y al asistente. Desde Logistica se agenda el evento en Outlook y se envía con esta invitación el link del evento virtual
3. Salón: Se notifica la aprobación del salón por correo al organizador ya a la asistente cuando ya es asignado
4. Diseño de piezas: Si se acuerda una fecha directamente con el organizador en las reunión que se hace de preparación para grandes eventos, las piezas se entregan en esas fechas establecidas. Si no hay fechas establecidas en reuniones para la entrega de piezas la entrega de la primera propuesta de diseño de piezas será cinco días hábiles después de recibido el formulario con toda la información. Después de recibir la retroalimentación al diseño del profesor que debería de ser dos o tres días máximo después de recibir la propuesta, el equipo de comunicaciones enviará en uno o dos días las pieza definitivas a los organizadores, a la asistentes y al equipo de trabajo de comunicaciones para iniciar con la difusión.

Vale aclarar que todos estos tiempos dependen de varios factores que no solo están bajo la responsabilidad del equipo de comunicaciones, como: suministro de la información (párrafo resumen, datos completos de panelistas, nombre definitivo del evento, etc.), retroalimentación a tiempo de la primeras propuestas de las piezas para poder hacer las correcciones en los tiempos indicados, que el evento haya sido solicitado con los tiempos sugeridos o por lo menos con 15 días de anticipación. Si todo esto se tiene, nuestra meta es cumplir con los tiempos propuestos.

5. Promoción del evento en redes sociales. Desde el último mes se está haciendo se están difundiendo los eventos mínimo cuatro veces desde el momento en que se tienen las piezas finales. La manera en que se enterarán los organizadores y la asistente de las publicaciones será a través de una etiqueta en redes sociales o a través de un correo electrónico si no cuenta con un perfil en redes sociales. Por eso se pregunta en el formulario esta información para poder etiquetarlos y que se enteren

6. Guía del evento: El equipo de Logistica envía por los menos 2 días después de tener la piezas finales aprobadas, un documento que se denomina la “Guía del evento” a los organizadores y a las asistentes. Este documento contiene  los enlaces de inscripción en eventtia, enlace del evento en la página web, enlaces de panelistas, información y recomendaciones generales para la puesta en marcha del evento.

Cuando se reciben los formularios diligenciados esto alimenta un archivo compartido en Sharepoint que revisan constantemente ambos equipos (Logística y Comunicaciones y Posicionamiento) y de esta manera monitorean las solicitudes y ponen en marcha sus tareas . En cuanto a la articulación con la unidad solicitante antes de diseñar piezas gráficas, consultamos la información diligenciada en el formulario, buscamos referentes para esto. También hacemos una revisión de los textos, sugiriendo algunos ajustes menores, buscamos al profesor(a) para indagar sobre el evento en algunos casos, y redactamos un documento con cierta estructura para poder subir el evento en la página Web.

Tres días antes y sí se debe adjuntar listado de asistentes desde este año. El listado lo puede descargar la asistente de la página de eventtia.

En estos momento todas las páginas de los departamento tienen el repositorio de las actividades excepto historia, porque así se había acordado con este departamento en el momento de creación de la página. Desde el mes de julio partir de la solicitud del director este departamento también contará con el repositorio